Hoy inicio esta nueva serie de entregas sobre liderazgo del conocimiento ya que cada día me asombro más de la confusión que se experimenta en las organizaciones en torno al manejo de la información y el conocimiento. Para el promedio de ellas todo se reduce a un sistema informático que les proporciona una serie de reportes sobre los cuales se toman cursos de acción; no obstante, me preocupa la total acefalía de curiosidad que las invade acerca de la procedencia, gestión y probidad de los datos y, por lo tanto, de la información resultante, lo que me hace dudar en torno a su capacidad de “LIDERAR EL CONOCIMIENTO”. I PARTE: Usted Gestiona ¿Datos, Información o Conocimiento?
Si me ha leído con frecuencia ya estará acostumbrado al énfasis que pongo siempre en el concepto de las palabras, dicho de otra manera, lo que se entiende al utilizar un vocablo, término o expresión. Y es que la experiencia me ha enseñado que el promedio de las personas tiende a nombrar con una misma palabra ideas o conceptos, que aunque pertenecen a un tema en común, no necesariamente significan lo mismo ya que sus objetivos se han transformado como resultado de la innovación y evolución de la sociedad humana.
Tal es el caso de los conceptos dato, información y conocimiento y las concepciones que se tienen sobre Gestión de la Información y Gestión del Conocimiento. Aunque esto lo he tratado en artículos anteriores en este Blog, es importante volverlos a repasar de cara a los tendencias y desarrollos actuales.
El Principio de Todo
Por alguna razón las generaciones jóvenes, y no tan jóvenes, perciben la idea de “información” de la mano de la informática, como si el concepto de información no estuviese presente desde las primeras civilizaciones humanas y, es quizás esta, una de las razones por las que se les hace tan difícil comprender el objetivo del “conocimiento”.
Cuanto el Neanderthal posó sus piecitos peludos sobre la faz de la tierra sólo se comunicaba por señales, gestos y sonidos guturales; esta es quizás la razón principal por la que hoy día tenemos que escarbar en cada piedra global para entender cómo vivió y evolucionó Mr. Neanderthal. De hecho las famosas pinturas rupestres que nos dejaron son simples datos que los científicos han tenido que categorizar y darle contexto, a fin de aproximar conclusiones.
Es a partir de la aparición de la escritura en el 3000 a.c. que se originan los primeros documentos en la forma de papiros y tablillas de escritura y con el advenimiento de las bibliotecas se sientan las bases de la recopilación y difusión de los mismos. Se asombrarían de la cantidad de bibliotecas que existieron en la antigüedad. Si bien muchos dicen que el Imperio Romano poco contribuyó al desarrollo de esta ciencia, lo cierto es que fue en su período donde surgieron las bibliotecas públicas y se dio al ciudadano promedio la capacidad de obtener conocimiento.
A pesar de que durante la Edad Media se vivió una especie de oscurantismo documental, el invento de la imprenta en 1450 promueve la democratización de los libros y, podría decirse, que la documentación como metodología se inicia. De ahí en adelante la producción de libros y documentos aumenta de manera geométrica y pronto se reconoce la necesidad de idear procesos e instrumentos que permitan su fácil categorización, archivo y capacidad de consulta.
La documentación como Ciencia nace de la necesidad de desarrollar los instrumentos antes mencionados y de dar a la Sociedad la capacidad de consultar de manera ordenada y rápida la creación humana. El siglo XX trajo consigo un sinnúmero de desarrollos que dieron por resultado, no sólo la evolución de la documentación en sí, sino que dio inicio a toda una serie de conceptos, herramientas y procesos para producir “información”.
Un punto vital en este desarrollo fueron las grandes guerras y el período posterior. Créalo o no, la cantidad de datos que había que manejar en términos de la industria y la investigación militar eran de tal magnitud que resultaron en la creación de nuevos artilugios, herramientas y procedimientos para obtener, analizar y reportar la información. Microfilms, desarrollo de lenguajes codificados, grandes depósitos de expedientes, los primeros sistemas tecnológicos de comunicación y resguardo de datos, etc. En el período de la postguerra y luego la llamada Guerra Fría los Gobiernos tomaron conciencia de la importancia de la información para conservar la hegemonía militar dando por resultado millones de dólares invertidos en el desarrollo de sistemas de información y comunicaciones, esbozando así lo que en la década de los 70 y 80 sería el nacimiento de la Informática como la conocemos hoy.
Para muchos esto es lo más importante y la razón por la cual hoy día información es casi un sinónimo de informática o computación, pero para esta servidora, queda todavía mucha tela que cortar aquí. Ya dijimos que la documentación nace de la necesidad del ser humano de documentar el mundo que lo rodea y su vasta creación; pero, desde mi punto de vista, la información nace de la necesidad de ese ser humano de comunicar esos descubrimientos y avances. Por eso, si lo piensa bien, la información como tal está directamente relacionada con la comunicación y, en la medida en que los sistemas de comunicación han evolucionado, así mismo lo ha hecho la información. Por lo tanto la informática, la computación y la información son tres disciplinas que se han desarrollado de forma independiente, todas ellas paralelas a los desarrollos en las comunicaciones, pero que en un espacio de tiempo e historia, se integraron para trabajar en conjunto y crear lo que hoy conocemos como el vasto campo del Conocimiento humano.
Informática se deriva del francés “informatique” y es la suma de los vocablos “información" y “automatización”, o sea, se refiere a la automatización de los reportes de información que se logra con los sistemas computacionales y las tecnologías de la información.
Computación se deriva del latín “computare” que significa “calcular” y se refiere a la creación de algoritmos para la solución de cálculos y el procesamiento de datos a nivel de software y hardware.
Información se deriva del latín “informatio-onis” que significa dar forma o crear, como quien da forma a un hecho mediante la palabra escrita o verbal. Si analizamos el sufijó “in” que significa “hacia adentro” y el prefijo “ción” que significa “dar acción” podemos tener un idea mucho más amplia del concepto, que tal como lo expone Theordore Roszak: “es una manera de representar una imagen o un pensamiento para que pueda ser comunicado de una mente a otra en lugar de preocuparse por toda la información a flote en el mundo, debemos preguntarnos lo que nos importa, ¿qué es lo que queremos saber? Se trata de tener ideas y aprender a lidiar con los problemas que es importante, no la acumulación de montones y montones de datos”.
Resumiendo, la información no es otra cosa que un conjunto de datos procesados, hoy día mayormente mediante medios tecnológicos, que transmiten un significado y que son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir la incertidumbre.
Es así como nace lo que hoy conocemos como Gestión de la Información una disciplina que propone nuevos métodos y herramientas para analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado, que permiten responder eficientemente a los cambios ocurridos por razón de la creación humana y las necesidades de conocimiento de la Sociedad actual, ante las evidentes limitantes de las primeras disciplinas la Documentación y la Bibliotecología.
Y este Principio del Todo ha derivado en lo que muchos denominan “Sociedad de la Información” que en realidad es un concepto que parte con la globalización neoliberal y cuyo resultado fue la aparición de los mercados globales y auto regulados. Más que nada se desarrolló dentro del marco económico mundial por razón de la globalización de los mercados de acciones, la promulgación de regulaciones económicas (mercados comunes y zonas arancelarias), donde la necesidad de información “en línea” para la homologación de transacciones era vital.
Otros, como yo, creemos más en la “Sociedad del Conocimiento” ya que la información se ha convertido casi en un objeto de culto que parece dar poder y saber en detrimento de lo que en realidad significa entender, analizar y crear. A pesar de que el conocimiento se basa en la información, esta por sí sola no genera saber ni conocimiento. Todos los días veo como en las organizaciones, de cualquier tipo, las tecnologías de información son las únicas que determinan quienes controlan, crean o acceden a la información; en muchas ocasiones, en menoscabo de los propios accionistas o directores y de la capacidad de la organización, o de una Sociedad, de convertir el conocimiento en la base de su desarrollo social y productivo. Por eso es importante que entienda qué gestiona, cómo y cuándo y cuáles son los resultados que obtendrá.
Gestionar información se refiere a colectar y almacenar para luego recuperar de forma eficiente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades.
Gestionar conocimiento se refiere a utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos. En otras palabras gestionar conocimiento no sólo incluye documentos, reportes o bases de datos, sino que involucra el conocimiento tácito y explícito en su totalidad.
¿Qué gestiona Usted?
En las organizaciones, de acuerdo a su campo de trabajo, al resultado esperado de su posición y a su nivel en la estructura, usted gestionará distintos tipos de datos, de información y conocimiento, por lo que es muy importante que usted entienda el objetivo conceptual de cada una de estas acepciones.
DATO
El vocablo proviene del latín medieval “datum” que significa “lo que se da” y constituye la unidad mínima de información, que no tiene un sentido o valor definido en sí mismo, que sea relevante para la toma de decisiones, aún cuando se tenga un conjunto de ellos. Es una representación simbólica que puede ser un número, una letra, una palabra, una cantidad, una medida, una descripción, una imagen, un sonido, un olor y hasta un recuerdo.
En la vida diaria de cada uno de nosotros un dato es algo así como una señal que se origina en una experiencia real, que con frecuencia se sustituyen entre sí, y que de alguna manera cambian la certeza, o la no certeza, de nuestras probabilidades (Charles Morris- Teoría de los Signos). Por ejemplo, suponga que usted se pierde en la selva sin siquiera tener una idea de dónde está exactamente o hacia dónde dirigirse. Es casi seguro que además del pánico que recorre cada uno de sus huesos, arterias y neuronas, su sentido de supervivencia le exigirá enfocarse en su entorno para descubrir signos visuales y auditivos que puedan orientarlo. De sus años de Boy Scout desempolvará la técnica de establecer por donde sale y se pone el sol, analizará el tipo de vegetación para determinar fuentes de alimentos, escuchará cada sonido a ver si percibe agua corriendo o algo que suene a civilización y percibirá cada olor en la esperanza de que alguien esté haciendo un asado por ahí cerca… ¡Ooops!, un mal chiste.
Lo cierto es que cada una de esas señales, que afectarán sus cinco sentidos, serán simples sensaciones y reconocimiento de patrones de datos que usted procesará cognitivamente hasta llegar a lo que se conoce como “punto de sobrecarga”, procediendo entonces a seleccionar el conjunto de señales relevantes que le permitirán decidir, con suerte, el camino correcto para retornar con los suyos.
En Humanidades el dato es la expresión mínima de contenido sobre un tema como una ficha en la biblioteca o un tabla estadística; en Investigación puede definirse como ideas, valores o unidades de información extraídas de la realidad que deben registrarse en algún soporte físico o simbólico, lo que implica crear una idea o concepto que se pueda expresar a través de alguna forma de lenguaje, como por ejemplo un antiguo jeroglífico; en Programación un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo y en las Disciplinas Académicas un dato es una unidad de información que necesita ser procesada para el aprendizaje, usualmente una cifra, un registro, una fecha, un nombre, una cuenta, un número telefónico, una definición, etc.
Los datos pueden provenir de fuentes externas o internas, ser objetivos o subjetivos, cualitativos o cuantitativos, números o texto y son necesarios en cualquier tipo de organización social o comercial. Frecuentemente se almacenan en medios tecnológicos, ya que a medida que las entidades crecen, la cantidad de ellos aumenta y se hace difícil su proceso manual. La administración de los datos se da a partir de tres parámetros el costo, la velocidad de registro y recuperación y la capacidad de almacenamiento. Esto aplica a una biblioteca lo mismo que a un sistema SQL (lenguaje declarativo de acceso a bases de datos).
Ahora bien, es necesario que entienda que los datos sólo reseñan una fracción de lo real y no permiten una toma de decisiones correcta ya que no promueven una interpretación completa, no contemplan un propósito en sí mismos y, por ende, no pueden ser utilizados para definir qué es importante y qué no; ellos sólo son la unidad básica para la creación de la información.
INFORMACIÓN
Si observa con cuidado la gráfica anterior advertirá que se compone de una serie de valores o datos que parecieran tener relación con una transacción de venta. Esta conclusión “a priori” probablemente la obtiene de las palabras “gerente de ventas y de promoción”. Pero la verdad es que no le es posible establecerlo con certeza, ni tampoco establecer la relevancia o el propósito de todos estos datos, ya que incluso las palabras “en proceso” podrían indicarle que, la venta aún no se ha realizado.
En otras palabras el mensaje que usted acoge como receptor es confuso ya que los datos no están ordenados ni categorizados, por lo que es muy probable que usted me devuelva la expresión “esto no me sirve para nada”. Pero por supuesto, la diferencia principal entre datos e información, es su relevancia, propósito y, sobretodo, su contexto.
Si observa la grafica que añado ahora observará que el conjunto de valores ha sufrido algunos cambios, cada valor cuenta ahora con una descripción, han sido ordenados y en un análisis a priori, el mensaje se percibe como un registro contable, ya que tiene un número de cuenta, la fecha, descripción y monto de la transacción, el nombre del proveedor, valores de proceso interno de la organización en particular y cuenta con una validación de auditoría.
Es indudable que la diferencia básica entre ambas gráficas no es otra que el valor agregado que se obtiene al disminuir la incertidumbre del significado del mensaje. No obstante, es probable que su respuesta ahora sea: “bueno tengo una idea más clara de qué representa cada valor pero, ¿cómo lo uso?
Bien, el concepto de información es tremendamente amplio e incluso puede aplicarse de manera diferente en cada disciplina, lo que debemos tener muy claro es que su función básica es la de acrecentar el conocimiento que se tiene sobre un hecho o evento, que permita tomar un curso de acción acertado y esto, sólo es posible conseguirlo cuando a la información se le da el contexto correcto.
Contexto se deriva de las raíces latinas “cum” (con) y “texere” (tejer, fabricar) lo que de alguna forma nos sugiere que la información debe entrelazarse con su entorno, ambiente, un tema o contenido especifico o un propósito en particular. El contexto es la circunstancia que determina un hecho, evento, transacción, etc. Sin contexto el mensaje no se entiende. Esto es lo que observa en la gráfica anterior, el mensaje que recibe el receptor en forma de un reporte de transacción contable, que le sirve para tener conocimiento de la realización de la misma dentro de las operaciones de la empresa y, que en conjunto con el resto de las transacciones de la cuenta específica, probablemente le permitirá tomar una decisión en materia presupuestaria. Todo lo anterior nos indica que los datos se transforman en información al añadirles valor mediante las siguientes operaciones:
Contextualizando: relacionado el conjunto de datos con las circunstancias que determinan el entorno del hecho o evento y estableciendo el propósito para el cual se seleccionaron.
Categorizando: esto es dándole una unidad de medida o descripción al símbolo para que pueda ser interpretado.
Procesando: los datos pueden ser objeto de cálculos matemáticos o estadísticos, así como ser ordenados y filtrado según su relevancia.
Auditando: para eliminar errores o inconsistencias en el conjunto de datos.
Condensando: resumiendo los datos de forma concisa en un reporte o documento que constituye el mensaje para el receptor.
En este punto creo importante explicar el concepto de “añadir valor” que prefiero usar antes que “valor agregado”, debido a los errores de valoración que se dan en las organizaciones al considerar únicamente la conceptualización económica, contable y financiera del mismo. Cuando hablamos de agregar valor a los datos no nos referimos a los procesos de cálculos matemáticos, estadísticos o a los ordenamientos que se hacen en las bases de datos. A lo que nos referimos al enfoque sistémico con el que se trabaja en información, que relaciona un elemento funcionalmente con el todo, siguiendo reglas específicas y que requiere de un mecanismo de retroalimentación.
Valor agregado en información es el beneficio que resulta del proceso de intercambio de mensajes, en el que dos o más unidades consideran que ganan valor al aumentar su conocimiento en una materia o hecho en particular.
Esto quiere decir que la información reúne la totalidad de sus características cuando se comunica, es por esto, que la información es un mensaje. Esta es la razón principal por lo que no todo lo que se encuentra digitalizado puede considerarse información y, mucho menos, conocimiento.
CONOCIMIENTO
La palabra conocer, procedente del latín “cognoscere” y significa aprender, el sufijo “miento” indica resultado; por lo tanto, es la capacidad de aprender y comprender algo para obtener un resultado. Es interesante indicar que el verbo latino “gnoscere” se deriva de la raíz indoeuropea “gno” que luego derivó en el griego “gnosis” que para ellos significaba “conocimiento”.
El conocimiento es todo aquello que hemos aprendido durante toda nuestra vida, es la toda la información asimilada y almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje, que se conoce como “a posteriori” y, a través de la introspección, que se conoce como “a priori” básicamente porque se origina en la propia observación, meditación o razonamiento del individuo.
El conocimiento se crea a partir de la percepción de los sentidos, o sea, una imagen, la lectura de un documento o informe, intercambiar información en una conversación o mediante mensajes escritos e incluso, al percibir con el tacto; de hecho, es la forma como adquieren conocimiento las personas con discapacidades como ceguera o sordera. Una vez que uno o varios sentidos recogen datos, los interrelacionan con otra data que hayan adquirido anteriormente contextualizando todo en información sobre un asunto específico. La misma es asimilada y entendida, obteniendo una idea clara de la situación que le permite comprender una situación específica o discernir un curso de acción que podrá ser compartido.
Para el promedio de las personas el asunto acaba aquí, pero eso no es correcto; de hecho, queda por cumplirse la parte más importante del proceso de creación del conocimiento, ya que aunque este no es perecedero, si puede sufrir cambios debido a nuevos desarrollos del hombre o por razón de la evolución de nuestro mundo; por eso, necesita realizar los procesos de razonamiento que re-evalúan el conocimiento para ser aplicado a situaciones distintas en el futuro. Esto es lo conoce como Jerarquía del Concomimiento o DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom).
El conocimiento no es otra cosa que SABER HACER y es individual, ya que reside en las personas, es transferible, ya que puede ser aprendido de un individuo al otro y no es perecedero, ya que con los cambios se valoriza al nutrirse de las diferencias de pensamientos y creaciones entre los individuos y sus entornos. En las organizaciones tiene dos rasgos distintivos:
Tácito – representa el Capital humano y el Intelectual, o sea los aportes individuales y la generación de conocimiento que se da por la interacción de los individuos en la organización. Este conocimiento no está registrado por ningún medio, ya que es producto de la experiencia y creatividad de cada individuo y por lo tanto, es difícil de formalizar y en algunos casos, hasta le resulta difícil al individuo expresarlo.
Explícito –que se genera en la organización como un todo y que se guarda en los repositorios de la misma, ya sea en forma digital o documentación.
Usted de seguro se sentirá muy identificado con el Explícito ya que puede ser expresado fácilmente en palabras o número y su replicación es muy sencilla mediante documentos, informes, manuales, esquemas, medios digitales y otros. Si bien es cierto es que representa los activos intelectuales de la organización y por lo tanto, es la base de sus competencias para obtener resultados, si lo piensa bien, tiene muy poca utilidad sino se combina con el conocimiento que tiene cada uno de los individuos que forman parte de la organización, permitiendo que esta avance mediante la creación e innovación de sus procesos, productos y servicios.
De hecho a las personas frecuentemente no les gustas compartir sus mejores ideas, ni tampoco utilizar las ideas de otras personas cuando las consideran de poca valía y muy a menudo, se sienten expertos y prefieren no colaborar en grupos. Sin embargo, es casualmente esa combinación de los dos tipos de conocimiento, tácito y explícito, la que verdaderamente genera los procesos creativos dentro de las organizaciones y la razón por la cual es importante entender cómo se gestiona.
Los cuatro modelos que permiten esta conversión son:
• Tácito a Tácito: Es socializar el conocimiento al compartir experiencias entre los miembros de la organización como por ejemplo reuniones de equipos de trabajo, cursos de capacitación, entrenamientos específicos.
• Tácito a Explícito: Es el proceso de externalizar el conocimiento al expresarlo ya sea mediante imágenes o diálogos, por ejemplo comités de solución de problemas, juntas, circulares y otras.
• Explícito a Explícito: Es el proceso de combinar diferentes tipos de conocimiento explícito mediante, informes, emails, documentación, bases de datos, etc. Es sistematizar conceptos en un sistema de conocimiento como por ejemplo la Intranet, carpetas compartidas, sesiones de intercambio de conocimiento y otras.
• Explícito a Tácito: Es la interiorización del conocimiento. Es aprender el “know how” mediante capacitación, entrenamientos, coaching, mentoring, manuales, participación en proyectos de innovación y otros. Es quizás la forma más importante de creación de conocimiento en las organizaciones, ya el individuo incrementa su conocimiento individual lo que permitirá a futuro la continuidad de la organización y de sus procesos productivos.
Lo cierto es que para seguir competentes a futuro, las organizaciones deberán alinear sus procesos tecnológicos de información con las estrategias del negocio y, es indudable, que la administración del conocimiento es la herramienta fundamental para lograr esto a corto y mediano plazo.; por lo tanto, es vital que usted entienda ¿qué gestiona? ¿cómo lo gestiona? ¿cuándo lo gestiona? y ¿con qué lo gestiona?
USTED GESTIONA DATOS cuando requiere conocer el “qué”, “cómo”, “cuando” “dónde” de un hecho o acontecimiento; por lo tanto, se procede a su búsqueda, para recopilarlos, revisarlos, hacer las correcciones y registros en algún tipo de soporte físico, digital o manual, agrupándolos y ordenándolos de acuerdo a las preguntas mencionadas.
USTED ADMINISTRA INFORMACIÓN cuando contextualiza esos datos produciendo reportes, documentos, mensajes o cualquier otra forma de comunicación, que provee utilidad a terceros, al responder en conjunto a las preguntas del inciso anterior. Ejemplo los contadores al producir Estados Financieros, los escritores académicos con sus libros de texto, o un simple colaborador que produce un reporte de gastos.USTED ADMINISTRA CONOCIMIENTO cuando interpreta y asimila la información que se le proporciona y es capaz de aplicarla para resolver una duda o tomar un curso de acción, respondiendo a la pregunta ¿cómo?
USTED LOGRA ENTONCES EL ENTENDIMIENTO cuando analiza y aprende una o varias formas de crear una solución o realizar mejoras en los procesos, con el conocimiento adquirido y responde a interrogantes como ¿por qué? o ¿para qué?
Ahora bien, ya sabemos que el conocimiento no es permanente, puede cambiar, ¿cómo? Un ejemplo muy simple, el mapa de Europa. Luego del cambio ocurrido en la Unión Soviética, el mapa europeo sufrió una serie de cambios drásticos y muchos de nosotros tuvimos que volver a recabar los datos relacionados con cada país y contextualizarlos para nuevamente aprenderlos. Sin embargo el entendimiento que logramos acerca del por qué sucedió nos permitió continuar tomando cursos de acción en materias relacionadas con este tema.
LA SABIDURÍA APLICADA es evaluar el conocimiento para aplicarlo a una nueva situación; es decir, que a pesar del cambio que pueda darse en las condiciones de los hechos y eventos que han dado por resultado el conocimiento adquirido, su experiencia le permite continuar tomando cursos de acción a lo largo del tiempo. Es la interiorización por excelencia del conocimiento.
Es probable que usted me diga que gestiona todos estos conceptos en su diario hacer, y eso es correcto; pero por otro lado, si no es capaz de entender y diferenciar las características de cada uno de ellos, no le será posible transmitir mensajes con información útil que permitan las fases de entendimiento y sabiduría aplicada a todos los niveles de la estructura, negándole a su organización la capacidad de LIDERAR EL CONOCIMIENTO.
Próxima Entrega: Gobernabilidad de la Información
