LA AUDITORIA Y LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

LA AUDITORIA

Una definición, muy a lo Emily, es que la Auditoría Interna es la herramienta principal que tienen los Directores y Gerentes para asegurarse de que no les están tomando el pelo en sus propias narices. Podría decirse que es poco ortodoxa, pero una de las más claras que puedo darles, en el entorno de negocios que vivimos hoy.

La función básica de la Auditoria es la de analizar las operaciones internas de la organización a fin de garantizar que la misma cumple con los planes, objetivos, métodos y controles, tanto en su estructura administrativa como operacional. Por muchos años estuvo ligada tan sólo al área contable, pero hoy, es básicamente una herramienta de los Gobiernos Corporativos para medir riesgos y evitar pérdidas en la integridad de su patrimonio. Es por eso que abarca todos los ámbitos de las organizaciones: recursos financieros, físicos, humanos y de información.

En entregas anteriores hemos hablado de la importancia que reviste hoy la gestión del conocimiento en las organizaciones, sobretodo desde el punto de vista estratégico. Sólo aquellas organizaciones que sean capaces de gestionar el conocimiento de su entorno y a lo interno de sus estructuras, serán capaces de acumular ventajas que les permitirán alcanzar las oportunidades de negocios para su supervivencia.

La Auditoria Estratégica se ocupa de analizar la organización y su entorno de actividad, midiendo tendencias de mercado y perfiles de competidores, para luego establecer riesgos y ventajas competitivas y señalar un camino a seguir. Por eso en los negocios de hoy, la función de Auditoría está muy ligada a la Gestión de la Información y debe ser esta una de sus herramientas principales y objeto de revisiones frecuentes.

Los auditores contemporáneos, lo mismo que los de hace 20 años, se enfrentan al mismo problema: encontrar información que sea veraz, clara y detallada, que pueda obtenerse de manera rápida y fluida, permitiendo que el análisis e intercambio de la misma, a lo interno de su propio departamento, les permita generar recomendaciones que consideren principios de economía, de eficiencia y eficacia, objetivo principal de lo que hoy se conoce como Auditoria de la Gestión del Conocimiento y el Capital Intelectual, base principal de la obtención de ventajas competitivas en los negocios.

Por todo lo anterior escogí la función de Auditoría para mostrarles cómo crear indicadores de medición del conocimiento, utilizando el establecimiento de un “Team Room” para un departamento de auditoria. Y lo hago así, porque existe una arista muy especial en todo esto.

Actualmente la tecnología, entiéndase los programas de base de datos para colectar, analizar y recuperar datos, se ha convertido en la base principal de los sistemas de información; lo que ha generado una confusión entre información e informática, que no ha hecho otra cosa más que esparcir el concepto errado de que la tecnología por sí sola, es capaz de mejorar el desempeño de una organización. La tecnología no es el fin, es uno de los medios disponibles.

Lo cierto es que de nada vale la informática si no se conoce: ¿quién genera la información?, ¿cómo la genera?, ¿qué significa y para qué sirve?, ¿cuál es el valor agregado que produce?, ¿si es correcta o puede mejorarse?, ¿dónde puedo conseguir mayor información del mercado?, ¿es la tecnología con que se cuenta apropiada para la organización y su estrategia?, ¿se replica?, ¿qué ventajas competitivas me provee?, etc.

Es aquí donde la función de Auditoría se torna vital, ya que el primer paso para desarrollar una Gestión del Conocimiento es identificar qué conocimiento existe en la organización, cómo se procesa y dónde debe ser dirigido para apoyar estrategias, decisiones y acciones.

Actualmente el conocimiento es el activo más importante en las organizaciones, pero…. ¿qué valoramos más, el conocimiento o la información?

Aunque los “Team Room” también constituyen herramientas de tecnología, considero que es una de las más apropiadas para tratar de equilibrar la brecha existente entre el conocimiento Tácito y Explicito, en términos de su capacidad de su gestión y muy útil en el entorno de la Auditoría.

Próxima entrega: conceptos de “Team Room”.

Conceptos de Liderazgo y Administración de Maquiavelo

“Maquiavelo, nació en el pequeño pueblo de San Casciano in Val di Pesa a unos quince kilómetros de Florencia el 3 de Mayo de 1469, hijo de Bernardo Machiavelli, abogado, perteneciente a una empobrecida rama de una antigua familia influyente de Florencia y de Bartolomea di Stefano Nelli, ambos de familias cultas y con orígenes nobiliarios pero con pocos recursos a causa de las deudas del padre. Entre 1494 Y 1512 Maquiavelo estuvo a cargo de una oficina pública. Viajó a varias cortes en Francia y Alemania y otras ciudades-estado italianas en misiones diplomáticas. Fue encarcelado por un breve periodo en Florencia en 1512 y después exiliado y despachado a San Casciano. Murió en Florencia en 1527 y fue sepultado ahí en la Santa Cruz”.. (TOMADO DE WIKIPEDIA)

Maquiavelo sigue siendo una de mis lecturas favoritas, a pesar de que siempre ha sido representado como una figura poco agradable dentro del pensamiento político. Su famosa frase: “El fin justifica los medios” es lo primero que viene a la mente una vez que se menciona su nombre, provocando que el calificativo de “maquiavélico” se haya convertido en sinónimo de oportunista, mala gente y manipulador. No obstante, muchos autores insisten en que él nunca pronunció esa frase y que dicha redacción no se ubica en ninguno de sus escritos.
Sin embargo, cualquiera que haya leído sus obras a profundidad, se dará cuenta que era un pensador astuto que creía firmemente en la verdad, ya fuera esta buena o mala, pero por sobre todas las cosas, creía fielmente en la prosperidad y las virtudes de una República bien administrada.
Lo cierto es que no ha habido escritor que se haya aproximado tanto a describir el “poder” de una forma tan realista y cruda. No es posible comprender a Maquiavelo sin conocer la época en que vivió, ya que toda su obra es un reflejo de sus experiencias como diplomático y político.
En su época, casi toda Europa era gobernada por monarquías absolutas interesadas en satisfacer sus necesidades mediante la explotación de los recursos, el comercio agiotista, la concentración de riquezas y poder militar. Su obra más conocida, El Príncipe, por la que ha sido juzgado históricamente, la escribió entre julio y diciembre de 1513, en la villa llamada L¨Albergaccio, de Sant` Andrea in Perrcussina, cerca de San Casciano, donde casualmente fue apresado al caer en desgracia con los Médicis, que ostentaban el mayor poder económico-político de la época.
Nicolo fue uno de los primeros en destacar las características y cualidades más distintivas de un líder en su obra “El Príncipe”, o “De los Príncipes” que es el titulo original. Claro está que para muchos este tipo de líder sería encasillado en las formas más duras de liderazgo, el autocrático. Pero, ¡y qué esperaban!, Maquiavelo hablaba de El Príncipe de finales del medioevo, que por supuesto, nada conocía del “coaching”.
Lo cierto es que no es posible tomar textualmente el pensamiento maquiavélico como las pautas a seguir por un líder; desde mi punto de vista, Nicolo, de forma realista, exponía cualidades reales de las que en algún momento el líder podría hacer uso, ya sea que fueran consideradas negativas o positivas para aquella época.
Veamos algunos ejemplos:
El Cambio
“es necesario que el hombre obligado a dirigir tenga el ánimo dispuesto a cambiar según soplen los vientos de la fortuna y según vengan las cosas. Prospera aquel que se adapta a los tiempos que corren, y de la misma manera, fracasa quien actúa contracorriente.”Todo líder debe estar preparado para el cambio. Hoy en día este es uno de los principales elementos de estudio en la dirección de empresas. En la época de Maquiavelo también lo era, dado que se vivía la transición del medioevo hacia el Renacentismo. Para muchos tiene una connotación negativa en términos de la falta de sinceridad o ética; para otros, corresponde a un elemento positivo que obliga a dirigir el pensamiento gerencial hacia la innovación y la actualización tecnológica y del marketing.
Mantener el liderazgo
El Príncipe: “éste no nace grande, pero posee el instinto, la destreza y las tácticas para ser eficaz en conseguir y mantener el poder”.“El líder no nace, se hace” es una máxima de la teoría de liderazgo, algo que Maquiavelo estableció muy claramente. Conservar el liderazgo hoy día corresponde al “poder” de guiar e influenciar positivamente a los colaboradores para que consigan las metas. Si el gerente no mantiene su liderazgo, perderá la posibilidad de continuar haciéndolo y el personal de la organización, no sabrá qué ruta seguir.
Por supuesto hay frases de Maquiavelo que me parecen simplemente una locura, pero nuevamente recuerdo la época en que las escribió y comprendo, que el Príncipe de que aquellos tiempos estaba condenado a actuar según sus circunstancias.
"defenderse de enemigos, conquistar amigos, vencer por la fuerza o por el fraude, hacerse amar o temer de los habitantes, respetar y obedecer por los soldados, matar a los que puedan perjudicarlo, reemplazar con nuevas las leyes antiguas, ser severo y amable, magnánimo y liberal, disolver las milicias infieles, crear nuevas, conservar la amistad de reyes y príncipes de modo que lo favorezcan de buen grado o lo ataquen con recelos”.En sus escritos Maquiavelo adelanta muchos de los conceptos de la Administración moderna, por ejemplo especifica que los principados pueden tener un solo Príncipe con sus servidores, que estarán a cargo del gobierno en todo el reino (centralización), o podrá tener barones que por su sangre noble, podrán ayudarlo a gobernar en aquellas áreas distantes donde se necesite y sus súbditos crean en ellos (descentralización).
Maquiavelo fue el primero en dar el nombre de “Estado” a esa organización estable cuyo propósito principal era la de ser duradera, siempre y cuando los conflictos pudieran ser resueltos a nivel interno y también en reconocer la importancia de las masas en el gobierno. Es aquí donde el matiz de la época Renacentista llena la obra de Maquiavelo, haciéndonos comprender que el bien en cualquier organización colectiva (Estado) no se circunscribe al del individuo (Príncipe) sino que se asienta por encima de estos, a fin de conservarlo y expandirlo a otros.

"desde hace un tiempo a esta parte, yo no digo nunca lo que creo, ni creo nunca lo que digo, y si se me escapa alguna verdad de vez en cuando, la escondo entre tantas mentiras, que es difícil reconocerla” (carta a Francesco Guicciardini, mayo de 1521).