SEGUNDA ENTREGA - CONCEPTOS DE TEAM ROOM

Los “TeamRoom” son espacios donde interactúan los miembros de un equipo para compartir información e ideas sobre un tema, proyecto o función de interés. Estos espacios pueden ser físicos como las salas de proyectos especiales, los salones de conferencias, los laboratorios, etc. Los espacios virtuales responden a los nuevos programas tecnológicos, los que se desarrollan en consorcios y universidades y que son compartidos por varias empresas e instituciones, así como las herramientas de “agile advise” y “PH learning”.
Lo cierto es que tanto si es un espacio físico como una herramienta tecnológica, ambos comparten la funcionalidad de permitir que miembros del mismo equipo, aun separados por distancias, puedan acceder a información relevante para su trabajo, compartir ideas, calendarizar tareas, establecer “milestones” y crear archivos compartidos, todo adaptado a las necesidades particulares del equipo en cuestión.

Es importante que entendamos el concepto virtual del “Team Room”. Visualicemos una típica sala de reuniones de trabajo, seguro encontraremos papelógrafos, proyectores, computadores, archivos, papel, lápices, cuadernillos, mesas y sillas, gente conversando, trabajando en el computador o simplemente leyendo y tomando notas. Ahora traslademos esto a una pantalla del computador con accesos para:

• Los miembros del equipo podrán ser listados y se observará el perfil de cada uno.
• Habrá una archivo con todos los documentos que hayan sido cargados para discusión.
• Algunos tienen capacidad para establecer video conferencias.
• Habrá opciones para anuncios y calendarizar reuniones.
• Contará con herramientas que permitirán darle seguimiento a un proyecto en particular.
• Capacidad de mensajes instantáneos y chateo.
  Capacidad para archivos de documentos y manejo de bases de datos.
• Como todo equipo el sistema permitirá un administrador del TeamRoom y diferentes niveles de permisos, para distintos tipos de usuarios.

Lo importante es que esto permitiría a un equipo de Auditoría intercambiar información y realizar revisiones y análisis en minutos en un repositorio central, lo que permite aumentar la eficiencia de varias personas a la vez. Estimula y facilita la cooperación, no sólo a nivel del equipo sino con terceros personas que les proveen de información y "feedback". También permite el acceso a la información 24 horas, lo que anula problemas de horarios, en el caso de que existan, ayudando a los miembros del equipo a dar seguimiento eficaz a las discusiones y análisis que genera la información. En resumen, el valor agregado que se crea entre los miembros del equipo y terceros es muy alto.

Suponga que tiene su equipo central de Auditoría en la ciudad y actualmente hay parte de su equipo en una sucursal en otra provincia o estado, auditando la ejecución financiera del proyecto ABC. Esto inmediatamente genera una serie de requerimientos logísticos, que si no son manejados adecuadamente, generan costos adicionales y dan al traste con el resultado. Generalmente, dependiendo del tamaño de la operación, esto implicaría enviar al menos dos personas a trabajar intensivamente durante "x" cantidad de días o semanas y, el jefe del departamento, estaría a expensas de la información exclusiva de estas dos personas.

Utilizando el TeamRoom, puede darse el lujo de enviar una sola persona, por unos cuantos días, utilizando la capacidad de gran parte de su equipo desde la oficina central, analizando las toneladas de información que fueran necesarias y obteniendo, de primera mano, el análisis correspondiente para generar entonces recomendaciones acertadas.

Como todo en la vida, esas herramientas tecnológicas también tienen sus problemas y por lo tanto es muy necesaria la capacitación del equipo, pero sobretodo, contar un Administrado del TeamRoom, capaz de interactuar con el equipo para administrar los recursos de la información coherentemente y asegurar que la herramienta se utilice.

Pero para los efectos de nuestro ejemplo, no entraremos ahora en esas consideraciones, sino que nos centraremos en el ejemplo de creación de los e indicadores de medición del conocimiento para este tipo de acción.

Sigue..... Creación de indicadores.