Bien, antes de empezar a medir Usted debe haber establecido su estrategia de gestión del conocimiento y, sobretodo, debe saber qué es lo quiere medir o monitorear. Ya hemos dicho que hay dos grandes corrientes de conocimiento en las empresas:
1. Tácito - que lo componen el Capital humano y el Intelectual, o sea los aportes individuales y la generación de conocimiento que se da por la interacción de los individuos en la organización.
1. Tácito - que lo componen el Capital humano y el Intelectual, o sea los aportes individuales y la generación de conocimiento que se da por la interacción de los individuos en la organización.
2. Explicito – que corresponde al que se genera en la organización como un todo y que se guarda en los repositorios de la misma, ya sea en forma digital o documentación.
El benchmarking internacional señala que el conocimiento tácito corresponde al 80% de todo el conocimiento de la organización, lo que implica que sólo el 20% del conocimiento queda físicamente para consulta y como activo replicable. Aquellos individuos que se van, probablemente se lleven con ellos la mayoría del conocimiento que haya sido generado en ella – Capital Intelectual.
Esto es sumamente interesante porque generalmente las empresas hacen todo lo posible por conservar a los individuos, no importa si son o no positivos para la organización, única y exclusivamente porque temen perder el “know-how”, cuando lo verdaderamente importante es generar una gestión del conocimiento e información, que permita que este quede en la organización, a pesar de que el individuo parta, lo que es muy frecuente hoy día con la demanda de personal entrenado.
Lo primero que tiene que tener claro es cómo se crea el conocimiento en su organización, a fin de poder mapear sus activos de conocimiento; luego deberá determinar en qué puntos específicamente se utiliza el conocimiento y el tipo de herramientas que se utilizan para capturarlo y diseminarlo, así como los costos involucrados. Esto permitirá que usted tenga perspectivas claras de medición. Por ejemplo:
Perspectiva Financiera: conocer cuál es la inversión en actividades de gestión del conocimiento versus el impacto en los resultados. Ejemplos:
· Inversión en adecuación de tecnología
· Inversión en personal responsable de estas actividades Inversión en capacitación de competencias para personal de esta área
· Inversión en replicación y capacitación
· Inversión en sistemas para archivos y repositorios
Perspectiva de Creación y Captura: conocer cuáles son las herramientas necesarias para promover el Capital Intelectual y cuáles serían los procesos y repositorios para capturarlo y conservarlo.
Ejemplos:
· Numero y categoría de activos del conocimiento
Bases de datos
Compilación de políticas y procedimientos
Registro de capacitaciones realizadas
Archivos o repositorios de documentación sobre la organización y sus logros
· Porcentaje de personal capacitado en actividades del conocimiento
· Porcentaje de repositorios de documentación y digitales
· Porcentaje de veces que el personal consulta los repositorios del conocimiento
· Frecuencia con que se actualizan los activos del conocimiento
· Numero de frecuencia de reuniones y capacitaciones realizadas para capturar el conocimiento
Perspectiva de Diseminación: conocer cuáles son las herramientas y medios utilizados en la organización para diseminar el conocimiento
Ejemplos:
· Numero de boletines, reportes o documentación que se distribuye internamente entre los empleados.
· Número y tipo de sesiones de entrenamiento y diseminación de conocimiento dentro de la organización.
· Número de mentores asignados
· Número de sesiones de coaching
· Número y tipo de capacitaciones relacionados con política y procedimientos de la organización
· Porcentaje de veces que los empleados consultan la intranet
· Número de programas de conocimiento implementados – Ej. Wiki, Team Rooms, Intranet, Bases de Datos, Blogs, etc.
El benchmarking internacional señala que el conocimiento tácito corresponde al 80% de todo el conocimiento de la organización, lo que implica que sólo el 20% del conocimiento queda físicamente para consulta y como activo replicable. Aquellos individuos que se van, probablemente se lleven con ellos la mayoría del conocimiento que haya sido generado en ella – Capital Intelectual.
Esto es sumamente interesante porque generalmente las empresas hacen todo lo posible por conservar a los individuos, no importa si son o no positivos para la organización, única y exclusivamente porque temen perder el “know-how”, cuando lo verdaderamente importante es generar una gestión del conocimiento e información, que permita que este quede en la organización, a pesar de que el individuo parta, lo que es muy frecuente hoy día con la demanda de personal entrenado.
Lo primero que tiene que tener claro es cómo se crea el conocimiento en su organización, a fin de poder mapear sus activos de conocimiento; luego deberá determinar en qué puntos específicamente se utiliza el conocimiento y el tipo de herramientas que se utilizan para capturarlo y diseminarlo, así como los costos involucrados. Esto permitirá que usted tenga perspectivas claras de medición. Por ejemplo:
Perspectiva Financiera: conocer cuál es la inversión en actividades de gestión del conocimiento versus el impacto en los resultados. Ejemplos:
· Inversión en adecuación de tecnología
· Inversión en personal responsable de estas actividades Inversión en capacitación de competencias para personal de esta área
· Inversión en replicación y capacitación
· Inversión en sistemas para archivos y repositorios
Perspectiva de Creación y Captura: conocer cuáles son las herramientas necesarias para promover el Capital Intelectual y cuáles serían los procesos y repositorios para capturarlo y conservarlo.
Ejemplos:
· Numero y categoría de activos del conocimiento
Bases de datos
Compilación de políticas y procedimientos
Registro de capacitaciones realizadas
Archivos o repositorios de documentación sobre la organización y sus logros
· Porcentaje de personal capacitado en actividades del conocimiento
· Porcentaje de repositorios de documentación y digitales
· Porcentaje de veces que el personal consulta los repositorios del conocimiento
· Frecuencia con que se actualizan los activos del conocimiento
· Numero de frecuencia de reuniones y capacitaciones realizadas para capturar el conocimiento
Perspectiva de Diseminación: conocer cuáles son las herramientas y medios utilizados en la organización para diseminar el conocimiento
Ejemplos:
· Numero de boletines, reportes o documentación que se distribuye internamente entre los empleados.
· Número y tipo de sesiones de entrenamiento y diseminación de conocimiento dentro de la organización.
· Número de mentores asignados
· Número de sesiones de coaching
· Número y tipo de capacitaciones relacionados con política y procedimientos de la organización
· Porcentaje de veces que los empleados consultan la intranet
· Número de programas de conocimiento implementados – Ej. Wiki, Team Rooms, Intranet, Bases de Datos, Blogs, etc.
Perspectiva de Conservación: conocer cuales son los medios y procesos que se utilizan en la organización para conservar el conocimiento.
Ejemplos:
· Número y tipo de manuales por sección, división o departamento.
· Número y tipo de archivos de documentación y digitales.
· Porcentaje de digitalización de documentos
· Frecuencia de actualización
· Tipo y Frecuencia de las consultas
· Porcentaje de tiempo para encontrar la información – documentos y digitales
· Facilidad de uso de los repositorios – ubicación, acceso, modificación.
· Percepción de confiabilidad en la utilidad de la información conservada.
Lo anterior dará por resultado un “Balance Scorecard” que le permitirá tener un diagnóstico del conocimiento en su organización, pasando entonces al siguiente paso, que será la creación de métricas para dar el seguimiento.
Por supuesto, visto esto de una forma tan general, puede aún resultar confuso, pero si nos basamos en un proyecto definido de creación del conocimiento, será mucho más fácil de desarrollar. En nuestra próxima entrega, continuaremos con la creación de indicadores en base a un “Team Room” para un departamento de Auditoría, a fin de conservar el conocimiento “Explicito” que se genera en esta área en particular.
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